全ての運に繋がるヒント：#19 効率を上げるテンプレート

ホリスティックヘルスコーチ、管理栄養士の原田美咲です。

こちらの記事は、2018年、1月28日に発行した、【全ての運に繋がるヒント】のメルマガのブログ版です。

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今日のヒント：効率を上げるテンプレート

文書や表などのテンプレートを活用したことはありますか？

活用した結果、どれくらい効率が上がりましたか？

◆今日のヒントになったストーリー◆

文書や表などの雛形やサンプルデータなどは定型化したテンプレートです。

私が発行しているメルマガもデザインや毎回同じ項目はテンプレートとして予め作っておいて、内容だけを変えています。テンプレート化すると一から作る必要がないのでとても便利ですし、かなりの時間短縮になります。
私が発行している、「全ての運に繋がるヒント」のメルマガは今のところ毎日発行していますが、このような繰り返しの仕事には私はテンプレートを作ります。

そしてたまにそのテンプレート自体も必要に応じて定期的にアップデートをしています。

お仕事をされている方もそうでない方も、普段の生活の中で繰り返し行なっていることはけっこう多いものです。

私はオンラインのホリスティック栄養学講座を提供していますが、その中では毎週ワークシートやパワーポイントを使います。

それらのフォーマットを毎回一から作っていたらおそらく時間がいくらあっても足りないでしょう。

予め、デザインやフォントはもちろんのこと、構成などのテンプレートを作っておくことで資料作成に作る時間を大幅にセーブできています。

また、家計簿を利用している方も多いと思いますが、私は12年前に渡米した時に自作したエクセルの家計簿のテンプレートを今も活用しています。もちろんこれも定期的に作り直し、アップデートしています。

一つのテンプレートであとは月ごとにシートを増やしていくだけなのでとても便利です。

メールの返信なども、個別の相談など以外で繰り返し使うような文面は返信内容をすぐに出せるよう、予めカテゴリーに分けてテンプレートを用意しています。また、メール作成には文書の短文登録もおすすめです。

iPhoneやアンドロイドではわざわざ登録しなくてもよく使う言葉の頭文字を入力すると自動で作られるようになっていたりしますね。
それらを活用するとぐんと効率も上がります。大幅な時間の節約にもなります。

◆今日のヒントのまとめ◆

あなたが普段する仕事の中で、テンプレート化できるものはありますか？

もしあれば、ぜひ今日一つでもテンプレート化してみましょう。