管理栄養士、ヘルスコーチ、ホリスティックヘルスコーチ、その他、健康・幸せ系に特化した起業を目指す方、またはすでに起業されている方からよく聞かれる、私が普段使っているツールを公開します。
シンプルなツールですが、かなり作業効率が上がるので、使い方とともにこちらに詳しくお伝えします。これから管理栄養士、ヘルスコーチ、ホリスティックヘルスコーチ、その他健康・幸せ系分野で起業しようとしている方、すでに起業していて、さらに作業効率をアップしたい方、ぜひ参考にしてみてください。
作業効率を上げるツールを使う時のポイント
実際のツールの紹介の前に、作業効率を上げるツールを使う時のポイントをお伝えします。
①多くのツールを使うのではなく、少ないツールでシンプルに
あまり多くのツールを使いすぎると、パソコンのタブやスマホのアプリをいくつも開く必要があったり、連携がうまくいかなかったりなど、逆に複雑化してしまいます。
難しく考えず、少ないツールでも、シンプルに効率よく使うことが大事です。
②自分とクライアント両方にとって使いやすいものを
ビジネスの中では、クライアントと資料の共有の機会が多く出てきます。そのため、自分だけが気に入っているツールだとクライアントにとって使いにくいことも。
そのため、自分にとってもクライアントにとっても両方にとって使いやすいものを選ぶことが大事です。
③ツールを使う時は、同時に見やすく探しやすく整理しながら
せっかく作業効率の上がるツールを使っても、使いっぱなしでファイルやフォルダ分けができていない場合は探すのに一苦労。使う時は、ツールごとにパッと見やすく探しやすく、ファイル名やイベント名など、誰が見ても一目でわかるように整理しながら使うこと。
管理栄養士、ホリスティックヘルスコーチ起業で、私が実際に使っている、作業効率を上げるツール10選
上記作業効率を上げるツールを使う時のポイントを抑えた上で、ここから、管理栄養士・ホリスティックヘルスコーチ起業の中で、私が実際に使っている作業効率を上げるツール10選をご紹介します。
①セミナー資料作成と共有→Google全般（スライド、ドキュメント、シート、ドライブ）
セミナーやオンライン講座でも使うプレゼン資料は、Googleスライドで、その中のワークや補足資料に関しては、GoogleドキュメントとGoogleシートを使っています。
これらのファイルは全て、Googleドライブでフォルダごとに整理（私は、期ごとやセミナーの種類など、必要に応じて整理）しています。
なお、それぞれのファイルは、受講生にそのまま共有できますが、共有する際は、「編集者」権限を渡して共有してしまうと、受講生が書き込みできたり、内容を変更することもできるため、大勢に同じ資料を送る際は、閲覧のみでの権限で共有します。ワークで書き込み可能にする場合は、複製のみ権限をシェアすると、受講生が複製して書き込みできるようになります。
＊ただし、この場合も、複製したものを受講生以外に公開したりされないよう、使用は受講生のみという規定はあらかじめお伝えしておく必要があります。
②質問返信テンプレ、メールテンプレ→Googleドキュメント、iCloudメモ
起業して最初の頃はお問い合わせもとても少ないところからスタートすると思いますが、起業が起動に乗ってくると、毎日お問い合わせが入るようになります。
中には、同じ質問が複数人から来ることもしょっちゅう起こるようになります。
毎回、同じ質問に一から返信をタイプしていると膨大な時間がかかるため、よくある質問には、GoogleドキュメントやiPhone、Macbookと連携しているiCloudのメモ機能を使って返信のテンプレを用意しておきます。その際も、質問ジャンルに分けてフォルダ分けしておくと、さっと探しやすく便利です。
また、こちらから送るメール（講座受講お申込み後のご案内メールなど）に関しても、テンプレを用意しておくと、ミスも少ない上、作業が早くなります。
＊テンプレを使う場合も、お一人ずつ送信する場合は、ロボットのようにならないよう、受講生一人ひとりに向けてアレンジするという気遣いも大事です。
③ゴール・タスク管理→Googleシート
ゴール、タスク管理は、全てGoogleシートで行います。
こちらは、幸せパフォーマンスコーチ養成講座の受講生さん、心と体のホリスティック栄養学オンライン講座の受講生さんも使っていただいている、私が開発した、「健康・幸せ・生産性アップ、毎日のワクワク習慣ノートオンライン版」というものを使っています。
Googleシートで作ったものなのですが、使う人が自分でアレンジしながら楽しくワクワクゴールを叶えていける仕掛けを作っています。
このノートを活用している受講生さんはどんどん仕事もプライベートも願いが叶っていく魔法のノートです♪
心と体のホリスティック栄養学オンライン講座の特典にも含まれているので、気になる方はこちらからご活用ください。
https://misakiharr.teachable.com/p/online-training-4
④財務管理→Googleシート
実は私は財務管理は、小学校の頃からの習慣。小学校の頃はおこづかい帳で管理していましたが、ニューヨークに渡った2005年からはエクセルのスプレッドシートで、今はGoogleシートで管理しています。
プライベート、ビジネスどちらもGoogleシートでファイルを分けて、支出、収入、投資などの日々・毎月、年ごとのお金の流れを管理しています。
Quickbooksなどの自動財務管理アプリもありますが、私は自分がしっかりと日々お金の流れを見ながら把握していたいのと、お金の流れは私のビジネスではシンプルなため、Googleシートで一括管理しています。
スプレッドシートで管理するようになってから約20年。
おかげでこれまで、お金で大きくリスクを感じたことはなく、常にお金の流れを見える化できているので、お金の巡りも上げていくことができます。
管理栄養士さんやヘルスコーチさんの中で、お金の管理が苦手という方はけっこう多いのですが、支出、収入の流れを見ることって、習慣にすると意外とシンプル。さらに、支出、収入の流れを見ることはビジネスにおいてとても大事なので、今のうちからぜひ始めてみましょう。
＊さらにシンプルにするためにオススメなのは、現金よりもクレジットカードを使うこと。日本の場合はまだまだ現金社会の部分もあるので、完全にクレジットカードのみというのは難しいと思いますが、クレジットカードでの支払いは履歴に残るので、毎日管理できない時、あとで見返しながら管理するのに便利です。
⑤アンケート、お客様の声、各種お申し込みフォーム→Googleフォーム
私は講座、セッションの改善を常に行うために、頻繁にアンケートを取ります。また、講座終了後のお客様の声や、各種体験セッションや単発イベントなどのお申し込みフォームも全て、Googleフォームで管理しています。
Googleフォームを使うと、回答結果をGoogleシートに流すこともできるので、一覧で見るのにもとても便利です。
＊こちらも全て、使いっぱなしではなく、ジャンルごとにフォルダ分けして見やすく整理しておくことも大事です。
⑥契約書→クラウドサイン
以前は対面でのセッションも行っていましたが、現在は全てのサービスをオンラインで行っているため、契約書は電子契約。
電子契約で私が今使っているのはクラウドサイン。
受講生さんのメールアドレス、お名前入力し、契約書ファイルをアップロードして受講生さんに送信。オンライン上で簡単に電子契約ができます。契約書はクラウドサイン上で保存できるので、後で見返すのにも便利。
他にも電子契約ツールはありますが、私はずっとクラウドサインを使っていて特に今のところ問題はなく使いやすいです。
クラウドサイン：https://www.cloudsign.jp/
⑦決済サービス→ペイパル
日本国内での起業したてであれば、銀行振込も利用できますが、私は海外在住で、会社も海外で登録しているため、日本の銀行口座は使っておらず、オンライン決済はペイパルを利用しています。
ペイパルは、外国通貨にも対応しており、アメリカ在住の私も、アメリカドル、日本円両方の受け取り、支払いが可能な点、また、ビジネスアカウントではサブスク払いや分割払いも簡単に設定できるので、かなり便利です。
手数料はかかりますが（最新の手数料はペイパル公式アカウントでご確認ください）、機能が充実している点、認知度も高い面でも、ペイパルは便利です。
⑧セッション予約管理→Calendly
クライアントの人数が少ないうちは、セッションのときにその場でお互いの予定を決めてGoogleカレンダーで管理するという方法でもできますが、クライアントさんや受講生さんの数が増えてくると、その場で予定を決められない方がいらっしゃったりした場合、後日メールやLINE上などで調整となると、手間がかかったり、ミスも起こりやすくなるため、予約管理は私はCalendlyで管理しています。
⑨動画講座アップロード→Vimeo
会員用など、YouTube限定公開でも無料で動画はアップできますが、右側に関連動画が上がってきたりと、動画に集中できないことも。
Vimeo（プランはVimeoの公式サイトからご確認ください）なら、公開した動画一つに集中してもらえるので有料版がおすすめです。
⑩オンライン講座、会員制サイト→Wordpress、Teachable
会員が少ないうちは、Wordpress内でパスワード設定をして会員サイトを作る方法でも簡単に会員サイトを作れます。
人数が多くなる場合や会員の入れ替わりが多い場合は、パスワードを何度も変える必要があったり、セキュリティも弱いため、本格的にオンライン講座や会員サイトを作るなら、Teachableがオススメ。
私のこちらの、心と体のホリスティック栄養学オンライントレーニング（https://misakiharr.teachable.com/p/online-training-4）その他、各種オンライン講座、会員サイトもTeachableを使っています。
いかがでしたでしょうか？
今日は私が普段使っている作業パフォーマンスを上げるツールを10選ご紹介しました。上記全て、初心者の方でも使いやすいツールなので、ぜひ使ってみてください♪
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