管理栄養士・ヘルスコーチ起業　ビジネスで使える事務ツール

今日は、初心者でも分かりやすく、簡単で効率的に使える事務ツールを紹介します。

事務ツール、選ぶ時のポイント

事務ツールといっても、用途によって様々と思いますが、全ての事務ツールで共通するのが、

・使いやすさ

・誰でも簡単にできる（自分だけではなく、他にアシスタントを雇う時や、資料を共有する時にも使いやすいように）

・他のツールとの連携も可能

・セキュリティが整っている

・コスパよし

・ごちゃごちゃ多くのツールを使うより、少ないツールでも多くのことをできる

など。

あなた自身が重要視することを考慮して選ぶようにするといいですね。

簡単で効率的に使える事務ツール４選

それでは早速、ここから私も使っている事務ツールをご紹介します。

①Calendly　

セッション予約管理（日程調整）ツール。https://calendly.com/

Googleカレンダーなど他のカレンダーアプリとも連携できるので、他の予定ともぶつかることなく、予約が入ったら即座に自動で日程を抑えることができるので、ダブルブッキングもなし。

私は世界中から予約をいただきますが、Calendlyなら予約される方の現地時間で表示されるので、時差が違うクライアントさんとのやり取りもとても便利。

予約後のキャンセル、予定変更なども簡単です。

因みに私は、Googleカレンダーと連携をしていて、Calendlyで入った予約も、家族との予定なども全て一覧でGoogleカレンダー上で把握しています。また、Googleカレンダーは夫とも共有しており、家族の予定や私の予定がすぐに分かるようにすることで、家族の予定もとても立てやすく、コミュニケーションも取りやすくなります。

②クラウドサイン

契約書の電子契約ツール。https://www.cloudsign.jp/

クライアントとの契約書をすべて一箇所に保管できる上、契約締結日ごとに一覧で見やすくて便利。

締結済み、要確認のものも一覧で観れるので、管理も楽で効率的です。

因みに無料版は2023年の7月以降、一ヶ月に3件の制限となるようですので、無制限で使いたい場合は有料版が良いですね。

③Googleドライブ（Googleドキュメント、Googleシート、Googleスライド、Googleフォーム）

ドキュメント共有ツール。https://www.google.com/drive/

私はGoogleドキュメント、シート、スライド、フォームをすべてかなり使えます。

Googleドキュメント：クライアントさん用のワーク、セッションノート、学びメモ、記事ドラフト、契約書ドラフトなどにも使えます。クライアントさん用のワークは、お互いに書き込みや編集、添削なども同時にできるのでとても効率的です。

Googleシート：クライアントさん用のワーク、ネタ帳、日々のゴール設定、アイデア帳、会計記録、各データ管理などにも使えます。Googleドキュメント同様、クライアントさん用のワークは、お互いに書き込みや編集、添削なども同時にできるので効果的。

Googleスライド：講座資料、クロージング資料などのプレゼンで使えます。昔はパワポやキーノートで対応するのが主流でしたが、今はそれらも不要、Google内で完結できます。

Googleフォーム：オンラインのアンケートフォームなので、普段から講座やセッションのアンケート、お客様の声、カウンセリング事前シート、体験セッションお申込みフォーム、HPからのお問い合わせフォームなど、様々な用途で使えます。また、Googleフォームの回答は、Googleシートへも自動変換することも可能なので、アンケート結果を一覧で見ることもできてとても便利です。

しかも、Googleドライブは、どのデバイスからもアクセスできるので、パソコンが手元にない時でも、スマホからの入力も可能、どこでもアクセスできることも大きなメリット。